1. Vispārīgie jautājumi

1.1. SIA “Publisko aktīvu pārvaldītājs Possessor” (turpmāk – Possessor) Iekšējās trauksmes celšanas kārtības (turpmāk – Kārtība) mērķis ir nodrošināt Trauksmes celšanas likuma prasību ievērošanu un Possessor darbinieku (turpmāk – Darbinieki) informēšanu, kā arī veicināt atklātu un pārskatāmu Possessor darbību, izmantojot Trauksmes cēlēju tiesības paust viedokli par iespējamu pārkāpumu.

1.2. Trauksmes celšana ir godprātīga informācijas sniegšana, izmantojot tiesības brīvi paust savu viedokli, par tādu iespējamu pārkāpumu Possessor darbībā, kas var kaitēt sabiedrības interesēm, ja ir pamatoti iemesli uzskatīt, ka šis pārkāpums noticis, notiek vai tiek plānots un Kārtība noteic, kādā veidā Trauksmes cēlējs informē par viņa ieskatā patiesiem iespējamiem pārkāpumiem.

1.3. Trauksmes cēlējs ir fiziska persona, kura sniedz informāciju par iespējamu pārkāpumu, kas var kaitēt sabiedrības interesēm, ja persona šo informāciju uzskata par patiesu un tā gūta, veicot darba pienākumus vai dibinot tiesiskās attiecības, kas saistītas ar darba pienākumu veikšanu (turpmāk – Trauksmes cēlējs).

1.4. Trauksmes cēlējs var celt trauksmi tikai par Trauksmes celšanas likumā noteiktiem iespējamiem pārkāpumiem. Trauksmes cēlējs godprātīgi un atbildīgi izvērtē informāciju, kuru tas norāda Trauksmes cēlēja ziņojumā (pielikumā), un, cik iespējams, pārliecinās, ka sniegtā informācija ir patiesa.

1.5. Informācija, kas sniegta anonīmi, nav uzskatāma par Trauksmes cēlēja ziņojumu (turpmāk – Ziņojums) un netiek izskatīta Trauksmes celšanas likumā noteiktajā kārtībā.

1.6. Ziņojumu pēc tā iesniegšanas nav iespējams atsaukt.

1.7. Possessor tīmekļvietnē www.possessor.gov.lv publisko informāciju par iekšējās trauksmes celšanas sistēmu, atbildīgās personas trauksmes celšanas jautājumos kontaktinformāciju, kā arī Trauksmes cēlēja ziņojuma veidlapu.

1.8. Possessor valde nosaka atbildīgo personu trauksmes celšanas jautājumos (turpmāk – Atbildīgā persona), kas cita starpā:

1.8.1. vada un uzrauga iekšējās trauksmes celšanas sistēmu, kā arī īsteno normatīvajos aktos noteikto prasību izpildi un ir tiesīga parakstīt Trauksmes celšanas likumā minētos lēmumus un atbildes vēstules Trauksmes cēlējiem;

1.8.2. saņem un reģistrē personas iesniegumu, izvērtē tā pirmšķietamo atbilstību Ziņojumam un pieņem attiecīgu lēmumu;

1.8.3. pseidonimizē Ziņojumu, piešķirot izdomātu (neīstu) vārdu, numuru, burtu kombināciju vai citu identifikatoru, lai netiktu atklāta personas identitāte;

1.8.4. apkopo informāciju par Trauksmes cēlēju darbības rezultātā atklātiem pārkāpumiem.

1.9.  Atbildīgās personas prombūtnes laikā viņu aizvieto ar rakstveida rīkojumu norīkota persona, kurai ir šajā kārtībā noteiktās tiesības un pienākumi.

1.10. Uzsākot darba tiesiskās vai cita veida ar profesionālo darbību saistītas tiesiskās attiecības Possessor, personu iepazīstina ar Iekšējo trauksmes celšanas kārtību.

2. Ziņojuma iesniegšanas, saņemšanas un reģistrēšanas kārtība

2.1. Ziņojumu iesniedz Possessor, ievērojot Iesniegumu likuma 3.pantā noteikto, vai izmantojot Trauksmes cēlēja ziņojuma veidlapu, kas publicēta Possessor tīmekļvietnē www.possessor.gov.lv. Ziņojumam pievieno iespējamo pārkāpumu apstiprinošus dokumentus. Ziņojuma iesniegšanas iespējas:

2.1.1. ar drošu elektronisko parakstu parakstītu Ziņojumu nosūtīt uz e-pasta adresi trauksmescelejs@possessor.gov.lv (e-pastu saņem tikai Atbildīgā persona);

2.1.2. aizpildītu Ziņojumu nosūtīt pa pastu uz adresi Krišjāņa Valdemāra iela 31, Rīga, LV-1887. Nosūtot Ziņojumu pa pastu, Trauksmes cēlējs nodrošina, ka Ziņojums atrodas slēgtā aploksnē un uz tās ir uzraksts “Trauksmes cēlēja ziņojums SIA “Publisko aktīvu pārvaldītājs Possessor””, lai to nekavējoties varētu norobežot no pārējās saņemtās korespondences (aploksne neatvērta tiek nodota Atbildīgajai personai);

2.1.3. iesniegt personīgi vai ziņot mutvārdos Atbildīgajai personai. Mutvārdu ziņojumu Trauksmes cēlēja klātbūtnē Atbildīgā persona noformē rakstveidā Ziņojuma veidlapā un Trauksmes cēlējs to paraksta Atbildīgās personas klātbūtnē. Trauksmes cēlējam izsniedz Ziņojuma kopiju ar atzīmi par tā saņemšanas datumu;

2.1.4. ziņojumu ar norādi “Trauksmes cēlēja ziņojums” iesniegt elektroniskā veidā trauksmes cēlēju kontaktpunkta tīmekļvietnē www.trauksmescelejs.lv.  Ziņojums var būt bez elektroniskā paraksta, ņemot vērā, ka, izmantojot Ziņojuma iesniegšanas tiešsaistes formu, tīmekļvietnē tiek veikta autentifikācija un personas identifikācija.

2.2. Ja Possessor saņemtais iesniegums, kas noformēts kā Ziņojums, nav parakstīts un pirmšķietami tas atzīstams par Trauksmes cēlēja ziņojumu, Atbildīgā persona lūdz personu parakstīt Ziņojumu un atsūtīt elektroniski parakstītu vai iesniegt pašrocīgi parakstītu Ziņojumu. Lūgumu parakstīt iesniegumu Atbildīgā persona nosūta septiņu dienu laikā, drošā veidā sazinoties ar iesniedzēju, izmantojot Trauksmes cēlēja norādīto kontaktinformāciju, un izskaidro, ka neparakstīts iesniegums tiks atstāts bez izskatīšanas atbilstoši Iesniegumu likuma 7.panta pirmās daļas 2.punktam.

2.3. Saņemto Ziņojumu Atbildīgā persona nekavējoties reģistrē Automatizētās lietvedības sistēmā (turpmāk – ALS) Trauksmes cēlēju ziņojumu reģistrā, norādot iesniegšanas datumu un Ziņojuma identifikatoru, un nekavējoties, bet ne vēlāk kā septiņu dienu laikā nosūta Trauksmes cēlējam Ziņojuma saņemšanas apstiprinājumu. Apstiprinājumu nesūta, ja Trauksmes cēlējs to ir lūdzis vai pastāv aizdomas, ka tiks atklāta Trauksmes cēlēja identitāte. Trauksmes cēlēju ziņojumu reģistram, Ziņojumam, tam pievienotajiem materiāliem un Ziņojuma izskatīšanas materiāliem ir ierobežotas pieejamības informācijas statuss, kam var piekļūt tikai Atbildīgā persona.

2.4. Ja saņemts iesniegums, uz kura nav norādes, ka tas ir Trauksmes cēlēja ziņojums, bet Darbinieks konstatē, ka pēc būtības tas atbilst Ziņojumam, iesniegumu nekavējoties nodod Atbildīgajai personai.

2.5. Ziņojumu par Atbildīgo personu iesniedz jebkurā no Kārtības 2.1. punktā minētajiem veidiem, norādot, ka tas ir “Trauksmes cēlēja ziņojums par Atbildīgo personu”. Šādu ziņojumu izskata Possessor valdes priekšsēdētājs vai valdes loceklis. Ziņojumu par Possessor valdes priekšsēdētāja vai valdes locekļa rīcību Atbildīgā persona nosūta izskatīšanai Ekonomikas ministrijai.

2.6. Ziņojumus un ar to izskatīšanu saistītos materiālus Possessor glabā desmit gadus pēc izskatīšanas procesa pabeigšanas, ja normatīvajos aktos nav noteikts citādi. Vēlāk Ziņojumus un ar tiem saistīto informāciju iznīcina atbilstoši normatīvo aktu prasībām, ja vien procesam neseko tiesvedība.

3. Trauksmes celšanas pazīmju izvērtēšana

3.1. Ziņojuma pirmšķietamu atbilstību Trauksmes celšanas likumā noteiktām pazīmēm Atbildīgā persona izvērtē nekavējoties, bet ne vēlāk kā septiņu dienu laikā no saņemšanas dienas, un pieņem lēmumu par tā atzīšanu vai neatzīšanu par Trauksmes cēlēja ziņojumu.

3.2. Ja Ziņojumā norādītā iespējamā pārkāpuma izskatīšana nav Possessor kompetencē, Atbildīgā persona septiņu dienu laikā no Ziņojuma saņemšanas dienas pārsūta to  izskatīšanai pēc piekritības un par to rakstveidā informē Trauksmes cēlēju.

4. Ziņojuma pseidonimizācija un atbilžu sniegšana

4.1. Atbildīgā persona rakstiski informē Trauksmes cēlēju par iesnieguma atzīšanu vai neatzīšanu par Trauksmes cēlēja ziņojumu trīs dienu laikā no lēmuma pieņemšanas dienas. Lēmumu nesūta, ja Trauksmes cēlējs to ir lūdzis vai pastāv aizdomas, ka tiks atklāta Trauksmes cēlēja identitāte.

4.2. Gadījumā, kad iesniegums netiek atzīts par Trauksmes cēlēja ziņojumu, Atbildīgā persona lēmumā norāda, ka iesniegums tālāk tiks izskatīts Iesniegumu likumā noteiktajā kārtībā. Šādu iesniegumu Atbildīgā persona anulē Ziņojumu reģistrā un uzdod par lietvedību atbildīgajam darbiniekam pārreģistrēt to kā saņemto korespondenci, izņemot, ja Trauksmes cēlēja iesniegumā nav noteikts savādāk. Atbildīgā persona veic atzīmi Ziņojumu reģistrā un uz iesnieguma oriģināla, ka iesniegums sākotnēji tika iesniegts kā Trauksmes cēlēja ziņojums, bet par tādu netika atzīts, norādot anulēšanas iemeslu un datumu.

4.3. Ja ziņojums tiek atzīts par Trauksmes cēlēja ziņojumu:

4.3.1. Atbildīgā persona nekavējoties pseidonimizē personas datus un citu informāciju, kas atklāj Trauksmes cēlēja vai tās personas, uz kuru attiecās Ziņojums, identitāti. Pseidonimizēšanu var neveikt, ja Trauksmes cēlējs publiski atklājis savu identitāti;

4.3.2. Atbildīgā persona informē Possessor valdes priekšsēdētāju par pieņemto pozitīvo lēmumu un nodod viņam pseidonimizēto Ziņojumu.

4.4. Ziņojuma lietā ievieto Ziņojuma oriģinālu un pseidonimizēto ziņojumu, kā arī ALS veic ierakstus par Ziņojuma izskatīšanas gaitu.

4.5. Ziņojumus un tiem pievienotos materiālus glabā tikai Atbildīgajai personai pieejamā, drošā un aizslēdzamā skapī vai seifā.

5. Trauksmes cēlēja ziņojuma izskatīšana

5.1. Saņemot pseidonimizētu Ziņojumu, Possessor valdes priekšsēdētājs katrā atsevišķā gadījumā nekavējoties izdod rīkojumu par komisijas izveidošanu Ziņojuma izskatīšanai trīs cilvēku sastāvā (turpmāk – Komisija). Komisija izskata Ziņojumu pēc būtības, nodrošina, ka tas tiek izskatīts objektīvi, taisnīgi un bez personīgas ieinteresētības (neviens no Komisijas locekļiem nav norādīts ar norādīto pārkāpumu vai personām, kuras minētas Ziņojumā).

5.2. Komisija nodrošina taisnīgu un normatīvajiem aktiem atbilstošu darbu Ziņojuma izskatīšanai un atzinuma sniegšanai. Atzinumu noformē protokola veidā, t.sk. arī gadījumā, ja Komisija konstatē, ka Ziņojumā minētās lietas izskatīšana nav Komisijas kompetencē un Ziņojums ir pārsūtāms izskatīšanai pēc piekritības.

5.3. Ja kāds no Komisijas locekļiem atrodas interešu konfliktā vai ētisku apsvērumu dēļ varētu tikt apšaubīta viņa objektivitāte, viņš rakstveidā par to informē Possessor valdes priekšsēdētāju un Komisijas vadītāju, un nepiedalās Komisijas darbā.

5.4. Komisijai ir tiesības pieprasīt un saņemt informāciju no Possessor struktūrvienībām, darbiniekiem, kā arī no citām institūcijām un personām, kas nepieciešama lietas apstākļu noskaidrošanai un atzinuma sagatavošanai.

5.5. Ja Komisija atzīst Ziņojumā norādīto pārkāpumu, tā savas kompetences robežās piemēro atbildību vai nosaka piemērojamo rīcību saskaņā ar spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem. Komisija Atbildīgajai personai iesniedz rakstveida atzinumu, vai, ja atzinums vēl nav sagatavots, tad vismaz nedēļu pirms Kārtības 5.7.punktā minētā termiņa informē Atbildīgo personu par Ziņojuma izskatīšanas gaitu.

5.6. Ja Komisijas ieskatā pārkāpuma izskatīšana nav tās kompetencē, Komisija par to ziņo Atbildīgajai personai, kura pārsūta Ziņojuma oriģinālu, pseidonimizētu Ziņojumu un lēmumu par ziņojuma atzīšanu par Trauksmes cēlēja ziņojumu izskatīšanai pēc piekritības un par to rakstveidā informē Trauksmes cēlēju, kā arī Possessor valdes priekšsēdētāju.

5.7. Par Ziņojuma izskatīšanas gaitu Atbildīgā persona rakstveidā informē Trauksmes cēlēju ne vēlāk kā divu mēnešu laikā no dienas, kad ziņojums ar lēmumu tika atzīts par Trauksmes cēlēja ziņojumu.

5.8. Atbildīgā persona pēc tam, kad Ziņojuma izskatīšana ir pabeigta, informē Trauksmes cēlēju par konstatētajiem faktiem un pieņemto lēmumu vai veiktajām darbībām, informējot, vai pārkāpums ir apstiprinājies, vai ir konstatēts kaitējums, vai kāda persona ir saukta pie atbildības, vai ir veikti uzlabojumi.

6. Trauksmes cēlēja tiesiskā aizsardzība

6.1. Possessor nodrošina Trauksmes cēlēju personas datu aizsardzību šādos veidos:

6.1.1. informācijas apritē ievēro īpašu rūpību un konfidencialitāti;

6.1.2. Atbildīgā persona Ziņojumu nekavējoties pseidonimizē un Possessor valdes priekšsēdētājs un Komisija strādā ar tā pseidonimizēto versiju;

6.1.3. ziņojuma pārbaudē iesaista pēc iespējas mazāk personu;

6.1.4. nerada jebkādas nelabvēlīgas sekas Trauksmes cēlējam, viņa radiniekam vai saistītajai personai trauksmes celšanas dēļ.

6.2. Trauksmes cēlējs, viņa radinieks un saistītā persona netiek sodīti, atbrīvojot no darba vai amata, pazemināti amatā, pārcelti citā amatā vai kā citādi, radot viņiem nelabvēlīgas sekas par Ziņojuma iesniegšanu.

6.3. Ar brīdi, kad Trauksmes cēlējs ir cēlis trauksmi, viņam, viņa radiniekam un saistītajai personai ir tiesības uz aizsardzību Trauksmes celšanas likuma 10.pantā noteiktā kārtībā.

7. Noslēguma jautājumi

7.1. Par pārkāpumiem, ko palīdzējuši atklāt Trauksmes cēlēji, Atbildīgā persona, sadarbībā ar Possessor Korporatīvās attīstības vadītāju, sniedz publisku informāciju atbilstoši Trauksmes celšanas likumā noteiktajam, neatklājot un neapdraudot Trauksmes cēlēja identitāti, kā arī ievērojot vispārējās datu aizsardzības prasības, izņemot gadījumu, kad Trauksmes cēlējs iebilst pret publiskošanu. Informācija tiek publiskota Possessor tīmekļvietnē www.possessor.gov.lv.

7.2. Jautājumos, kas nav regulēti šajā Kārtībā, piemērojami Trauksmes celšanas likumā noteiktie nosacījumi.

7.3. Papildus informāciju par trauksmes celšanu Trauksmes cēlējs var iegūt tīmekļvietnē www.trauksmescelejs.lv.